DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Section 1 -
Définitions
Section 2 - Champ
d'application et d'interprétation
PRINCIPES
FONDAMENTAUX
Section 1 - Devoirs de
gestion
Section 2 - Conflits
d'intérêts
Section 3 -
L'après-mandat
Section 4 - Responsabilités et
sanctions
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Section 1 - Définitions
1.1 Dans le présent code d'éthique et de
déontologie, à moins que le contexte n'indique un sens différent,
les termes ou expressions suivantes signifient :
-
« IQPF » : l'Institut québécois de
planification financière;
-
« conseil » : le conseil
d'administration de l'IQPF;
-
« membre du conseil
d'administration » : une personne élue par les membres en
règle de l'IQPF au conseil d'administration ou nommée par
celui-ci;
-
« administrateur » : un membre du
conseil d'administration de l'IQPF;
-
« comité du conseil
d'administration » : comité créé par le conseil
d'administration et composé de certains de ses membres;
-
« groupe de travail » : groupe
créé par le conseil d'administration ou par la direction
générale, dont les fonctions sont temporaires et se terminent
avec la présentation d'un rapport sur l'objet spécial pour lequel
il a été constitué;
-
« personne liée » : des
particuliers unis par les liens du sang, de l'adoption ou du
mariage, ou qui vivent maritalement depuis au moins un (1) an, de
même que toute corporation, société ou autre entité dans laquelle
l'administrateur ou ses proches détiennent un intérêt
déterminant;
-
« conflit d'intérêts » : toute
situation réelle, apparente, potentielle ou éventuelle, dans
laquelle un administrateur pourrait être enclin à favoriser son
intérêt personnel ou celui d'une personne liée au détriment d'une
autre personne ou d'un autre organisme.
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Section 2 - Champ d'application et
d'interprétation
2.1 Les dispositions du présent code d'éthique et
de déontologie s'appliquent aux administrateurs de l'IQPF.
2.2 Le code d'éthique et de déontologie n'est pas
un substitut à toutes dispositions législatives ou
réglementaires.
En cas de divergence, l'administrateur de l'IQPF
doit se soumettre aux dispositions les plus exigeantes. De plus, en
cas de doute, il doit agir dans l'esprit des principes énoncés par
les dispositions.
2.3 Le code d'éthique n'exclut d'aucune façon
l'élaboration de directives ou de règles additionnelles relatives à
certains secteurs d'activités ou à certaines situations plus
spécifiques.
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PRINCIPES FONDAMENTAUX
Section 1 - Devoirs de
gestion
1.1 L'administrateur doit agir avec prudence et
réserve dans l'exécution de ses fonctions.
1.1.1 L'administrateur doit faire preuve de
prudence, de rigueur et d'indépendance.
1.1.2 La conduite d'un administrateur doit être
empreinte d'objectivité.
1.1.3 L'administrateur doit agir dans les limites
de son mandat.
1.1.4 L'administrateur doit agir de façon courtoise
et maintenir des relations empreintes de bonne foi, de manière à
préserver la confiance et la considération que requiert sa
fonction.
1.1.5 L'administrateur ne peut participer de
quelque manière que ce soit à des opérations illicites.
1.1.6 L'administrateur doit, dans l'exercice de ses
fonctions et de ses responsabilités, prendre ses décisions
indépendamment de toute considération personnelle. De plus, il doit
faire preuve de réserve dans la manifestation publique de ses
opinions dans les matières qui touchent directement aux activités
de l'IQPF et à l'égard desquelles le conseil a été impliqué.
1.2 L'administrateur doit agir avec honnêteté,
loyauté et solidarité.
1.2.1 L'administrateur doit agir avec indépendance,
intégrité et impartialité.
1.2.2 L'administrateur doit participer activement à
l'élaboration et à la mise en œuvre des orientations générales de
l'IQPF, ce qui ne constitue en rien la négation de son droit à la
dissidence.
1.2.3 L'administrateur doit être loyal et intègre
envers ses collègues et faire preuve d'honnêteté dans ses rapports
avec eux.
1.2.4 L'administrateur doit dissocier de l'exercice
de ses fonctions la promotion et l'exercice de ses activités
professionnelles ou d'affaires.
1.2.5 L'administrateur doit divulguer tout
changement à la Déclaration annuelle qu'il a remplie au
moment de sa mise en candidature à l'élection au conseil
d'administration, et ce, dans un délai de 15 jours ouvrables après
que le changement soit survenu.
1.3 L'administrateur doit agir avec compétence,
diligence et efficacité.
1.3.1 L'administrateur doit mettre à profit sa
compétence et ses habiletés en faisant preuve de diligence et
d'efficacité dans l'exécution de son mandat. Il doit de plus faire
preuve d'un jugement professionnel indépendant.
1.3.2 L'administrateur est responsable et imputable
de tous ses actes faits dans l'exercice de ses fonctions.
1.3.3 L'administrateur doit prendre des décisions
éclairées en tenant compte, le cas échéant, des expertises
nécessaires et en prenant en considération les dossiers dans leur
globalité.
1.3.4 Tout membre du conseil d'administration doit
participer activement aux travaux du conseil et faire preuve
d'assiduité. Il doit également faire preuve d'assiduité lorsqu'il
participe aux comités du conseil ou aux groupes de travail.
1.3.5 L'administrateur doit faire preuve de
discernement dans les orientations et les choix qu'il
privilégie.
1.4 L'administrateur doit agir selon les
règles de la confidentialité.
1.4.1 L'administrateur doit respecter le caractère
confidentiel de tout renseignement qui est porté à sa connaissance
dans l'exercice ou à l'occasion de ses fonctions.
Le premier alinéa n'a pas pour objet de restreindre
les communications nécessaires entre les membres du conseil
d'administration.
1.4.2 L'administrateur doit s'abstenir de tenir des
conversations indiscrètes au sujet de tout renseignement qui est
porté à sa connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de ses
fonctions.
1.4.3 L'administrateur doit éviter de communiquer
tout renseignement qui est porté à sa connaissance dans l'exercice
de ses fonctions à toute personne qui n'y aurait normalement pas
accès.
1.4.4 L'administrateur doit prendre les mesures de
sécurité appropriées afin de respecter la confidentialité des
renseignements qui sont portés à sa connaissance dans l'exercice
des ses fonctions.
1.4.5 L'administrateur ne doit pas faire usage de
renseignements qui sont portés à sa connaissance dans l'exercice de
ses fonctions en vue d'obtenir un avantage direct ou indirect,
actuel ou éventuel, pour lui-même ou pour une personne liée.
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Section 2 - Conflits d'intérêts
2.1 Dispositions générales
2.1.1 L'administrateur doit sauvegarder en tout
temps un haut standard d'indépendance et éviter toute situation où
il peut trouver un avantage personnel, direct ou indirect, actuel
ou éventuel, susceptible de porter atteinte à son indépendance, son
intégrité ou son impartialité.
2.1.2 L'administrateur doit prévenir tout conflit
d'intérêts ou toute apparence de conflit d'intérêts et éviter de se
placer dans une situation telle qu'il ne peut remplir ultimement
ses fonctions.
2.1.3 L'administrateur doit éviter toute situation
pouvant compromettre sa capacité d'exercer ses fonctions de façon
impartiale, objective, rigoureuse et indépendante.
2.1.4 Tout membre du conseil d'administration doit
éviter d'intervenir dans le fonctionnement interne de l'IQPF.
2.1.5 L'administrateur ne peut confondre les biens
de l'IQPF avec les siens; il ne peut utiliser, à son profit ou au
profit d'une personne liée, les biens de l'IQPF.
2.1.6 L'administrateur ne peut utiliser à des fins
personnelles ou au bénéfice d'une personne liée des services ou des
informations qui appartiennent à l'IQPF.
2.1.7 L'administrateur ne peut exercer ses
fonctions dans son propre intérêt ni dans celui d'une personne
liée.
2.1.8 L'administrateur ne doit pas accepter un
avantage actuel ou éventuel de qui que ce soit alors qu'il sait
qu'il est évident ou qu'il est raisonnable pour un administrateur
que cet avantage actuel ou éventuel lui est consenti dans le but
d'influencer sa décision.
2.1.9 L'administrateur ne peut prendre d'engagement
à l'égard de tiers ou d'une personne liée ni leur accorder aucune
garantie relativement au vote qu'il peut être appelé à donner ou à
quelque décision que ce soit que le conseil peut être appelé à
prendre.
2.1.10 L'administrateur doit éviter toute
situation où il serait en conflit d'intérêts. Sans restreindre la
généralité de ce qui précède, l'administrateur :
-
est en conflit d'intérêts lorsque les intérêts en
présence sont tels qu'il peut être porté à préférer certains
d'entre eux au détriment de l'IQPF ou que son jugement et sa
loyauté peuvent en être défavorablement affectés;
-
n'est pas indépendant pour un acte donné, s'il y
trouve un avantage personnel direct ou indirect, actuel ou
éventuel,ou encore un avantage en faveur d'une personne liée, le
tout tel que prévu à l'article 2.1.1.
Peut notamment constituer une situation de conflit d’intérêts :
-
toute situation dans laquelle l’administrateur
occupe également une fonction d’administrateur ou de direction au
sein d’une entreprise ou d’un organisme dont les intérêts entrent
en concurrence avec ceux de l’IQPF.
-
toute situation dans laquelle l’administrateur
fournit à l’IQPF des services rétribués hors du cadre de son mandat
au sein du conseil d’administration.
2.2 Mesures de prévention
2.2.1 Tout administrateur ou personne liée qui
a un intérêt direct ou indirect avec l’IQPF, ou tout administrateur
qui a un intérêt direct ou indirect dans une corporation, une
société ou toute autre entité qui met en conflit son intérêt
personnel et celui de l’IQPF doit, sous peine de révocation,
dénoncer par écrit cet intérêt au secrétaire corporatif de l’IQPF
tel que prescrit en annexe 2 de la politique Éthique et
déontologie (Déclaration d'intérêts).
2.2.2. Le cas échéant, le président du conseil
demandera à cet administrateur de s’abstenir de participer à toute
délibération et à toute décision portant sur la corporation, la
société ou l’entité dans laquelle il a un intérêt.
2.3 L'administrateur doit agir avec
désintéressement.
2.3.1 L'administrateur ne doit pas solliciter,
accepter ou exiger pour son intérêt, directement ou indirectement,
actuel ou éventuel, ou pour l'intérêt d'une personne liée, un
cadeau, une marque d'hospitalité ou tout autre avantage ou
considération de nature à compromettre son indépendance, son
intégrité ou son impartialité; tel est le cas d'un cadeau, d'une
marque d'hospitalité, d'un avantage ou d'une considération autre
que ceux d'usage et d'une valeur modeste.
2.3.2 L'administrateur ne doit pas verser, offrir
de verser ou s'engager à offrir à une personne un cadeau, une
marque d'hospitalité, ou tout autre avantage ou considération de
nature à compromettre son indépendance, son intégrité ou son
impartialité
2.3.3 L'administrateur est redevable envers l'IQPF
de la valeur de tout avantage que lui ou une personne liée a reçu
en violation des règles du Code d'éthique et de déontologie.
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Section 3 - L'après-mandat
3.1 L'administrateur qui a cessé d'exercer ses
fonctions doit se comporter de façon à ne tirer aucun avantage indu
de ses fonctions antérieures au service de l'IQPF.
3.2 L'administrateur doit, après l'expiration de
son mandat, respecter la confidentialité et s'abstenir de divulguer
et d'utiliser tout renseignement, toute information, tout débat,
tout échange et toute discussion auxquels le public n'a pas accès
et dont il a eu connaissance dans l'exercice de ses fonctions à
l'IQPF.
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Section 4 - Responsabilités et
sanctions
4.1 Le respect du Code d'éthique et de déontologie
fait partie intégrante des devoirs et obligations des
administrateurs.
4.2 Le conseil doit s'assurer du respect et de
l'application du Code d'éthique et de déontologie.
4.3 L'administrateur qui contrevient à l'une des
dispositions du Code d'éthique et de déontologie s'expose à des
sanctions qui seront déterminées par le conseil selon la gravité du
cas. Les sanctions applicables consistent en une simple réprimande,
une suspension temporaire d'un maximum de trois mois ou une
destitution du conseil.
Un administrateur est destitué par un vote
majoritaire des personnes ayant droit de vote lors d'une assemblée
générale prévue à cet effet. Pour l'administrateur représentant du
public, celui-ci est destitué par un vote majoritaire des
administrateurs.
4.4 La procédure disciplinaire applicable en cas de
non-respect du Code d'éthique et de déontologie est définie
dans la politique Éthique et déontologie, dont le Code
d'éthique et de déontologie fait partie intégrante.
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